Guide pour bien s’organiser dans son projet entrepreneurial

Créer une entreprise est une aventure passionnante, mais elle nécessite de s’organiser rigoureusement pour atteindre ses objectifs. C’est la clé pour une vision plus claire et un esprit plus libre. Voici un petit guide à suivre pour vous aider à mettre toutes les chances de votre côté !

Etape n°1 : Je définis clairement mon projet

Point de départ de toute entreprise : le projet. Rien de tel que l’écrire noir sur blanc pour en définir les contours et les objectifs.

Complétez LA phrase clé : « Je voudrais créer / développer / proposer : … »

Etape n°2 : J’identifie mes motivations

Pour aller plus loin et étoffer cette phrase, se poser la question du « Pourquoi » est une suite logique. Quelles soient intrinsèques (satisfaction personnelle, curiosité, défi…) ou extrinsèques (statut social, promotions…), réfléchir à ses motivations permet d’évaluer si elles seront suffisantes, selon vos critères, pour vous mobiliser à long terme.

Etape n°3 : J’anticipe

Rester en alerte et faire de la veille fait partie de l’entrepreneuriat pour prévenir les dangers qui pourraient stopper ou freiner un projet. Par exemple un changement de réglementation, un manque de trésorerie ou une évolution des technologie.

Etape n°4 : Je m’auto-évalue

Mes freins

Pour analyser les freins qui vous sont propres (distraction numérique, manque de confiance en moi, peur de l’échec, manque de compétences…) et trouver des solutions adaptées.

Mon Chronotype

Connaître son horloge interne (je suis du matin ? de l’après-midi ? du soir ?) permet d’organiser efficacement son travail en fonction de ses pics d’énergie.

Comment déterminer mon chronotype ?

Différents questionnaires en ligne peuvent vous aider à évaluer votre chronotype. Ces questionnaires portent généralement sur vos habitudes de sommeil, vos préférences horaires pour différentes activités et votre niveau d’énergie à différents moments de la journée.

Etape n°5 : Je planifie

Voici une méthode point par point pour pouvoir planifier efficacement ses tâches.

Mes objectifs

Je définis mes objectifs en suivant la méthode SMART (plus d’infos dans le paragraphe « les méthodes qui ont fait leurs preuves ») et détermine leur niveau de priorité :

• Important
• Moyen
• Faible

Mes tâches

Je découpe chaque objectif en tâches à réaliser, détermine leur type :

• Tâche récurrente
• Micro-tâche
• Tâche longue

et leur durée.

Mon planning

Selon les éléments listés, je peux définir le meilleurs moment pour effectuer chaque tâche.

Les bonnes pratiques pour plus d’efficacité

• Avoir une boîte mail professionnelle pour ne pas mélanger ses courriers personnels et professionnels
• Opter pour un agenda numérique toujours disponible dans votre poche (et à jour !)… et pourquoi pas partagé pour faciliter les prises de rendez-vous
• Requestionner régulièrement son organisation pour l’améliorer
• Faire des pauses pour évacuer le stress
• Fêter ses petites victoires pour rester motiver et prendre conscience du chemin parcouru

Les Méthodes qui ont fait leurs preuves

1. La méthode SMART

Technique de gestion de projets, la méthode SMART encourage à déterminer des objectifs :

• Spécifiques (définis précisément)
• Mesurables (que l’on peut quantifier)
• Atteignables (financièrement, humainement…)
• Réalistes (réalisables et pertinents par rapport à votre situation)
• Temporairement définis (avec une date butoir)

2. La Matrice d’Eisenhower

Outil d’analyse et de gestion du temps, la matrice d’Eisenhower permet de classer les tâches à faire en fonction de leur urgence et de leur importance en créant un tableau à double entrée (urgence des tâches sur l’axe horizontal, importance des tâches sur l’axe vertical). La matrice ainsi créée comprend quatre zones :

• activités importantes et urgentes : les tâches à exécuter immédiatement et soi-même
• activités importantes mais peu urgentes : les tâches à planifier et à exécuter soi-même
• activités urgentes mais peu importantes : les tâches à déléguer rapidement
• activités peu urgentes et peu importantes : les tâches inutiles à abandonner

Pour aller plus loin

3. La technique Pomodoro

Méthode de gestion du temps basée sur l’usage d’un minuteur permettant de respecter des périodes de travail de 25 minutes (pomodori) séparées par de courtes pauses, la technique Pomodoro préconise des pauses régulières afin de favoriser l’agilité intellectuelle et de consolider la mémoire.

La technique se présente sous la forme de cinq étapes :

1. décider de la tâche à effectuer ;
2. régler le minuteur sur 25 minutes (pomodoro) ;
3. travailler sur la tâche jusqu’à ce que le minuteur sonne et la noter comme faite ;
4. prendre une courte pause (5-10 minutes) ;
5. tous les quatre pomodori prendre une pause un peu plus longue (20-25 minutes).

Pour aller plus loin

Des outils utiles pour s’organiser

De nombreux outils d’organisation sont disponibles pour vous faciliter la vie :

• Google Workspace, solution très complète conçue pour les professionnels, comprenant, selon le forfait choisi, des adresses mail personnalisées, la possibilité d’organiser des visioconférences, l’application Germini (assistant ia), un espace de stockage en ligne…
• Trello, outil de gestion de projet en ligne organisé en tableaux, listes et cartes qui permettent d’obtenir une vision claire de qui fait quoi et des tâches qu’il vous reste à faire.
• Notion, espace de travail tout-en-un pour rassembler notes, tâches, wikis et bases de données.

L’équipe de La Ruche® est là pour vous accompagner dans votre projet d’entreprise et répondre à vos interrogations à travers ses programmes et formations.