Responsable logistique la Ruche Paris & Le Transformateur

CDI date_range 15 juillet 2019
[ssba]

Description du poste

La Ruche, c’est quoi ?

C’est un espace de coworking, mais bien plus encore !

La Ruche, c’est un réseau d’incubateurs dédiés à l’innovation sociale et d’espaces de travail collaboratif (8 Ruches :  Bordeaux, Marseille, Montpellier, Castelnau-le-Lez, Saint Nazaire, Saint-Germain-en-Laye et Paris) à destination d’acteurs de changements, c’est-à-dire des entrepreneurs et des porteurs de projets qui portent des solutions positives pour la société ou l’environnement. La Ruche leur propose :

+ Un espace de travail pour travailler et se rencontrer

+ Un incubateur qui accompagne la création de projets

+ Une communauté d’entrepreneurs qui échangent et partagent des ressources

+ L’ouverture sur un écosystème plus large : entrepreneuriat social, acteurs de changement, grands groupes, acteurs publics, etc.

La Ruche, c’est avant tout un village d’entrepreneurs pas comme les autres. La communauté aspire à être ouverte sur le monde, enrichie et déterminée à résoudre les défis sociaux contemporains. Lutter contre l’exclusion, créer ou maintenir des emplois durables, responsabiliser la finance, aider la société civile à se mobiliser, protéger notre environnement… tels sont les défis auxquels nos entrepreneurs s’attaquent !

La Ruche élabore de nouvelles façons de stimuler les rencontres, l’intelligence collective et le développement de solutions d’avenir. Le rayonnement individuel de chacun est collectivement mis en œuvre via des événements internes et grand public. Ici, l’échange est le maître mot.

Bref, La Ruche c’est un espace pour travailler joyeusement, échanger, et grandir ensemble !

La Ruche Paris c’est 2800 mètres carré, 300 entrepreneurs sociaux hébergés et incubés. 

 

Le Transformateur c’est quoi ? 

C’est un espace de 270 mètres carré, situé au RDC de la Ruche Paris, il ouvrira ses portes au 1er septembre. Nommé en clin d’œil à l’histoire du bâtiment – ancien transformateur EDF- et aux convictions de la Ruche – mutation d’une société vers un monde plus équitable et responsable;

Il accueillera grands groupes, associations et particuliers pour des événements professionnels et privés (séminaires, conférences, cocktails …) réunissant jusqu’à 200 personnes ! Le Transformateur proposera également une programmation événementielle en propre dédiée à l’innovation sociale.

Nous sommes à la recherche d’un responsable logistique pour ces deux entités qui se situent dans un même bâtiment. 

 

Enjeux du poste :

> Gérer et organiser l’espace et les services proposés à nos coworkers

> Être la personne identifiée par les coworkers pour répondre aux problématiques du quotidien

> Faire le lien avec les fournisseurs, prestataires et le propriétaire

 

Missions : 

Mission 1: Gestion quotidienne et amélioration de l’espace (45 % du temps) 

 

+ Au quotidien

> Assurer la gestion des stocks, les achats et la relation fournisseur pour les fournitures et services courants (Café, thé, papier, produits d’entretien, téléphonie, internet, etc.) 

> Identifier les besoins en équipements et matériel – pour les équipes de la Ruche et pour les structures hébergées

> Assurer le bon fonctionnement, la maintenance et la mise à disposition des équipements collectifs de travail (locaux, matériel mis à disposition des entrepreneurs (photocopieurs, machines à café, etc.)) 

> Renouveler la signalétique au sein de l’espace (intérieure et extérieure) avec l’appui du chargé de communication

> Superviser le suivi des réparations courantes pouvant survenir dans l’espace 

 

+ Sur le long terme 

> Superviser et optimiser l’aménagement et l’organisation de l’espace 

> Superviser des chantiers logistiques de fond en fonction des besoins tels que (liste non exhaustive) :

          >> Gestion des réseaux et bases de données de La Ruche 

          >> Diagnostic des infrastructures Téléphonie et Internet et regroupement des différents prestataires 

          >> Renouvellement du dispositif de sécurité 

          >> Diagnostic et amélioration du système de rangement pour les entrepreneurs 

          >> Isolation sonore – Inventaire, organisation du stockage et du retraitement du matériel informatique 

          >> Mise en place d’outils collaboratif à l’usage du Réseau des Ruches 

          >> Mise en place de contrats cadre

          >> Suivi d’un espace végétalisé en milieu urbain 

 

Mission 2: Administratif et relations internes (20 % du temps) 

> Retravailler les process logistiques d’intégration des coworkers et incubés 

> S’assurer de la qualité de l’expérience cliente des entrepreneurs, de leur arrivée et leur départ : installation, règles de vie, services en collaboration avec le coworking manager

> Gérer l’application de réservation des salles, mettre à jour le site internet 

> Coordonner les locations de salles aux entrepreneurs extérieurs 

> Gérer le courrier et des colis 

> Recueillir la satisfaction et l’engagement des bénéficiaires : questionnaires de satisfaction et évaluation de l’expérience client réguliers 

> Communiquer auprès des entrepreneurs : envoi des mailings à la communauté (format « notre coloc ») Et bien sur le poste peut évoluer en fonction de la personne qui l’anime ! 

 

Mission 3 : Participer à l’activité événementielle du Transformateur (35 %)

> Assurer l’organisation logistique des évènements en collaboration avec le responsable évènementiel

> Prendre en charge la conception, les préparatifs et l’organisation matérielle et logistique d’événements (réceptions, séminaires, cocktails, conférences, …) dans le cadre de prestations de service à des particuliers ou des professionnels.

> Coordonner les prestataires, fournisseurs, intervenants en collaboration avec le responsable évènementiel

> Organiser l’entretien et le bon fonctionnement du lieu en collaboration avec le responsable évènementiel

> Organiser la logistique des événements avec le soutien d’une équipe de prestataires ad hoc, si nécessaire

> Gérer les planning ménage après événements

> Réceptionner les livraisons alcool et traiteurs, gestion de la pompe à bière

> Entretien basique de la salle

> Intendance de l’office traiteur, Hygiène et température de la salle frigo 

> Accueil des intervenants, sociétés en charge du montage et démontage des événements

> Maîtrise de la sécurité de la salle

> Connaissances sono / lumière en cas de panne serait un plus

 

Le champ de la mission est large et flexible. Il s’ajustera selon les besoins, l’avancée du projet et vos initiatives. Il est possible de participer à l’animation de la communauté, la définition de l’architecture et des procédures du réseau national des Ruches, développer des outils de gestion interne. 

 

 

Profil recherché

Formation Logistique et/ou Service Généraux BAC+3 

➢ Très organisé(e), pragmatique 

➢ Excellent relationnel 

➢ Esprit d’initiative 

➢ Curieux/se, spontané(e) et simple dans le dialogue 

➢ Enthousiaste, rayonnant(e) 

➢ Déterminé(e) à ce que les choses marchent 

➢ Doté(e) de capacité d’adaptation dans un espace et une communauté mouvante 

➢ Débrouillard(e) et bricoleur/euse 

➢ Intérêt pour l’innovation sociale 

➢ Fibre entrepreneuriale  

 

En détail …

> Contrat : CDI 

> Début de la mission : Idéalement 19/08/2019, sinon 01/09/2019

> Conditions : fixe : 27,3 K €, tickets restaurant 50%, pass navigo 50%,

 

Pour vous découvrir :

> CV + Lettre de motivation à astrid@la-ruche.net et cedric@la-ruche.net

 

A bientôt

 



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